文字起こしチームからさらにレベルアップし
資料作成に取り組んでくれているみんなへ
資料作成ができるようになると、
様々なプロジェクトのMTGなどに呼ばれて
議事録役や、資料作成役などが仕事になる可能性があります。
同じメンバーでも、議事録の良し悪しで
その後のプロジェクトの発展や成果が変わってくるといても
過言ではありません。
また、資料作成といっても
・クライアントへの営業資料
・企画を通すための会議資料
・投資をお願いするための提案資料
・社内での情報共有をするための資料
など、多岐にわたります。
資料を作成する際の基本的ポイントから応用まで
このページに随時まとめていきたいと思います。
【大前提/事前準備】
・誰に、何を、何のために伝えて、どのように行動してもらうための資料なのかを事前に明確にする。これがないと、単なる情報の整理だけで終わってしまう。
・資料は一度作って終わりではない。自分の成長、クライアントとのやりとり、市場の変化などに付随して、随時改善していく必要がある。
・本当にいい資料を作ろうと思ったら、一度作り上げたものを、一人目の人に見せてみる。相手から駄目出しを受けた部分を改善し、二人目の人に見せてみる。そこでもらったフィードバックを元に改善し、三人目に見せてみる。これを繰り返し、十人やったところで、最初の一人目に再提案してみる。それでOKをもらえないのであれば、もう一度同じサイクルを繰り返す。（福島正伸先生方式）
【資料作成者に必要なスキル】
１．要約力：文字を羅列するだけでなく、読み手の記憶に残る言葉に変換する
２．コーチング力：相手の意図や思いを引き出し、汲み取る力、傾聴力
３．デザイン力：シンプルでいいので、自分なりの資料作成のフォーマットを持つこと
４．リサーチ力：MTG中には出なかったことも、リサーチすることでエビデンスを高める。検索力。
【資料作成における戦略】
・資料の全体の流れを意識する。ストーリーは始まりから終わりまで一貫性があるか。
・読み手の意識の動きを意識しているか。どこで共感を生み、どこで決断させるのか。
・モデリングする資料は集めたか。ゼロから資料を作成しようとせず、良質な資料から学ぶ。
・再構築する力。発言者の意見を、いかにわかりやすい言葉やレイアウト、デザインにまとめるのか。
・フレームワークを活用する
・一度自分で作り終わったら、信頼できる仲間数人にフィードバックをもらい（守秘義務など注意）、改善を施す。
【資料作成における戦術】
・まず、目次を作成して、全体イメージを整える。迷ったら目次に戻る。
・表紙には、製作者名、制作日、更新した場合は、ver を記載する
・2ページ目には、基本的に目次を表記。ページ数も各項目の右側に表記する
・すべてのページのフッターに、ページ数を表記する
・各章のタイトルの配置は、下ではなく上が基本
・タイトルの下に、そのスライドを要約する一文を入れておくとわかりやすくなる
・フォントは、すべて統一する。大きさを変えるとしても、３つ程度の大きさで
・色も、基本的に三色以上使わない。ごちゃごちゃすると逆に見づらくなる
・デザインが美しく見えるかは、「空白・行間」がポイント
・各章のタイトルは、数字を入れると、今どこを読んでいるのかがわかりやすい
・本文では「・」ではなく、「1.」「2.」「3.」などの数字を使うと整理されやすい
・資料が完成したら最初から見直す。タイトルで掲げていることが達成できる資料になっているか
【参考サイト】
【資料作成 フレームワーク例】
１．表紙
２．目次
３．はじめに（背景の説明）
４．問題提起、伝えたいこと、資料の目的
５．要点・結論
６．要点・結論の補足情報
７．アクションプラン
８．組織図、フローチャート
９．スケジュール（ガントチャート）
１０．まとめ
（必要に応じて）
１１．資料作成をした振り返り
【みんなにお願い】
１．ファイル名は「ファイル名_自分の名前」でお願いします
２．自分でDropboxに保存してください
３．資料を改善した場合は、ver.1から、ver.1.1、ver.1.2などに更新をお願いします。
４．資料作成は、三日前後でお願いします
