効果的な会議(MTG)を行うための基本フレームワーク


 

一人で事業のすべてを行う段階から

プロジェクトやチームで動いていく段階に入っていく際に

非常に重要な局面となるのが会議(MTG)です。

会議のファシリテートの経験数が少ない場合、

なんとなく集まって、なんとなく話して、なんとなく終わる

というMTGになりかねないため、ここに簡単なフレームワークをまとめておきます。

 

 

1.アジェンダを用意する

アジェンダとは、会議で話す内容を事前に共有するための資料です。

基本A4一枚で、下記内容をまとめて、事前に参加者に共有します。

<MTG開催日時、場所、参加者、議長、議事担当、MTGのゴール、議題と所要時間、決定事項、次回以降のスケジュール>

アジェンダなしでMTGに取り組むと、準備不足や意思疎通ができていないことが多くなるため、

毎回、会議の1週間前後前にアジェンダを共有し、

それぞれが、意識の準備と具体的な準備の両方を整えてMTGに望んでいきます。

 

2.基本的なMTGの流れ

当日は、議長がファシリテートをつとめ、以下の流れで進めていきます。

また、MTGには、議長と議事録担当の2名の役割が必要になります。

資料配布が必要な場合は、事前にテーブルに配っておくことが望ましい。

 

1)チェックイン : 参加者の近況報告(1人1分程度)

2)議題の確認  : 今日のゴール、議事、時間の確認

3)議題に入る前の確認事項 : アジェンダに内容の追加や変更の確認

4)議事進行 : 議題を進めていきます

5)まとめ  : 今日の決定事項の確認、担当やスケジュールの確認、次回のMTGの決定

6)チェックアウト :今日の感想を1人1分程度で行い、終了

 

3.MTG後の動き

MTGで決まったことを、マネージャー中心に行動していきましょう。

 

4.MTGの効果性を高める裏技

・議事録をGoogle Documentで作成することで、リアルタイムで確認する

・チームでの議決の基準や方法をあらかじめ決めておく
→ 決まったことは、虎の巻を作成し、そこにストックしておく


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